Arbeiten im Urlaub: Worauf kommt es an?

Ein Angestellter kennt das Problem wohl kaum. Er reicht seinen Urlaubszettel beim Vorgesetzten ein, übergibt seine Aufgaben an einen Kollegen und stellt bei E-Mail und Telefon eine Abwesenheitsmeldung ein. Fertig. Für den Selbstständigen bedeutet Urlaub regelmäßig eine kleine Herausforderung. Einerseits gilt es zu entspannen, abzuschalten und Kraft zu tanken. Andererseits müssen auch nach dem Urlaub Aufträge zu bearbeiten sein, die das Einkommen sichern. Die folgenden Tipps helfen dabei, Urlaub und Selbstständigkeit unter einen Hut zu bekommen.

Einkommen sichern

Ein Selbstständiger kann nur dann ruhigen Gewissens in den Urlaub fahren, wenn er keine finanziellen Sorgen hat. Das bedeutet zweierlei: Urlaub planen sollte nur derjenige, der einen so großen Puffer erwirtschaftet hat, dass weniger Einkommen keine finanzielle Not bedeutet. Zum anderen könnte derjenige, der rechtzeitig seinen Urlaub plant, auch einige Aufträge vorziehen, um im Vorfeld mehr Geld zu erwirtschaften. Die dritte Variante ist es, auf passives Einkommen zu setzen. Welche Möglichkeiten es gibt, um passives Einkommen zu generieren, um auch während dem Urlaub einen Verdienst zu haben, verrät dieser Infoartikel für Gründer.

Vertretung einarbeiten

Ein Unternehmer wird in aller Regel einen Vertreter haben, der – während seiner Urlaubsabwesenheit – im Betrieb ansprechbar ist. Ein Freelancer hingegen hat meist keinen Vertreter. Eine Option, um möglichst wenig Urlaubszeit mit Arbeiten zu verbringen und dennoch Kunden eine valide Antwort zu bieten, ist der temporäre Einsatz eines virtuellen Assistenten. Gerade in der Urlaubszeit könnte dieser Anfragen vorfiltern und nur die weiterreichen, die inhaltlich ausschließlich vom Freelancer selbst beantwortet werden können. Organisatorisches könnte der virtuelle Assistent, nach einer Einarbeitung und einer Testphase, selbst übernehmen. Welche Voraussetzungen (vor allem IT-technischer Couleur) dafür im Vorfeld zu klären sind, verrät dieser Beitrag.

Arbeitszeit festlegen

Wer als Freelancer gänzlich auf eine Vertretung verzichtet, muss zumindest regelmäßig seine E-Mails checken und ggf. telefonisch erreichbar sein. Achtung: Das darf allerdings nicht bedeutet, in eine Dauer-Online-Phase zu verfallen. Vor allem auf Reisen ist es wichtig, klare Arbeitszeiten festzulegen, um auch wirklich Entspannung finden zu können. Ob das bedeutet, morgens nach dem Frühstück die ersten Sonnenstunden in der Toskana am Laptop zu verbringen, oder vor allem lange Überfahrten auf einer Kreuzfahrt als Arbeitszeit zu deklarieren, das bleibt dem Organisationstalent des Freelancers vorbehalten. Die Grundregel jedoch besagt: Der Zeitrahmen muss festgelegt werden. Im schlimmsten Fall muss die Stoppuhr läuten, wenn die täglich einstündige Arbeitszeit vorbei ist. Tipp: Wer es schafft, auch die telefonische Erreichbarkeit zu beschränken, findet auch im Urlaub möglichst viel Erholung.

Equipment organisieren

Natürlich ist es ein himmelweiter Unterschied, ob die tagtägliche Arbeit im Büro oder am Strand abgeleistet wird. Vor allem in punkto Equipment werden diese Unterschiede deutlich. Mit Blick auf eine kurze, effiziente Arbeitszeit zählt im Urlaub vor allem die Ausstattung. Vielen genügt ein Laptop. Alternativ setzen immer mehr Freelancer auf technische Hybride, die Tablet und Notebook miteinander vereinen und idealerweise mit einer Smartphone-Sim-Karte die Internet-Erreichbarkeit sichern – auch ohne WLAN in Hotel oder Ferienanlage. Der entscheidende Faktor, um am Strand, im Garten oder direkt neben dem Zelt die kurze Arbeitssession einlegen zu können, ist ein Notebook Akku, der besonders lange hält und/oder schnell aufzuladen ist. In der Praxis beliebt ist auch die Option, auf eine Powerbank zu setzen, die – falls der Akku dennoch nicht ausreicht – für die nötige Stromversorgung einspringt.

Digitalisierung leben
Im Grunde können vor allem die Freelancer im Urlaub Anfragen beantworten und zumindest kurzfristig aktiv sein, die bereits weite Teile ihres Business in die digitale Welt verlegt haben. Wichtig ist in erster Linie der Zugriff auf alle Daten. Das ist möglich über eine Cloud-Lösung in virtueller Form oder eine Festplatte, die beispielsweise im Home Office steht, online aber anwählbar ist. Wer seinen Arbeitseinsatz im Urlaub darauf reduziert, Anfragen zu beantworten, braucht ebenfalls Zugriff auf Angebots- und Rechnungsprogramme. Sie ermöglichen dem Freelancer die Bearbeitung wichtiger Rückfragen zu Rechnungen sowie die Ausstellung von Angeboten, die dann, nach dem Urlaub, wieder für ein regelmäßiges Einkommen sorgen.

Möglicherweise hilft auch ein digitales Projektmanagement-Tool wie beispielsweise Trello, das im Vorfeld eingerichtet und trainiert wurde. Einen Praxisbericht zeigt dieses Video:


Quelle: YouTube-Kanal Lars Bobach

Fazit: Arbeiten im Urlaub ist gut organisierbar

Wer sich im Vorfeld über die hier genannten Vorbereitungen Gedanken macht, den Urlaub und die Arbeitstätigkeit sinnvoll organisiert, plant und sich selbst im Urlaub insofern maßregelt, dass der Fokus auf Entspannung und Erholung liegen soll, der kann auch im Urlaub weiterarbeiten. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Arbeitsfähigkeit im Urlaub nur dann möglich ist, wenn rechtzeitig mit den Vorbereitungen begonnen wurde. Binnen zwei Wochen passives Einkommen zu generieren und alle Arbeitsvorgänge zu digitalisieren, ist in der Praxis nicht möglich. Stattdessen hilft es beispielsweise auch, über Jahre hinweg einen festen Kundenstamm aufzubauen, der dann – nach der Rückkehr aus dem Urlaub – wieder mit Aufträgen parat steht. So ist das Thema „Akquise“ zumindest im Urlaub kein Thema.

Dass das Urlaubsthema für viele Freelancer selbst gar nicht das große Thema sein kann, zeigt der Freelancer-Kompass 2017. 84,26 Prozent der Befragten wollen weiterhin als Freelancer arbeiten – wohlwissend, dass die Urlaubszeit immer auch mit einer kleinen Herausforderung verbunden ist.